15. Tạo nguồn khách hàng từ hội thoại
Nguồn tạo khách hàng từ hội thoại là một tính năng trong SO9 CRM giúp bạn tự động ghi nhận khách hàng từ các cuộc trò chuyện trên các kênh như Facebook, TikTok, Zalo… Khi được kích hoạt, hệ thống sẽ theo dõi hội thoại và tạo khách hàng ngay khi phát sinh đủ điều kiện (ví dụ: có số điện thoại), giúp bạn không bỏ sót khách và không cần nhập tay.
Để cài đặt Nguồn tạo khách hàng, bạn thao tác như sau:
Bước 1: Tại màn hình SO9 CRM, chọn "Khác" > "CRM" > "Quản lý nguồn khách hàng"
Bước 2: Thêm nguồn mới
Kích hoạt nguồn
Tại mục Trạng thái hoạt động, bạn bật nguồn để hệ thống bắt đầu ghi nhận dữ liệu. Đây là bước bắt buộc để tính năng hoạt động, nếu không bật thì toàn bộ cấu hình phía dưới sẽ không được áp dụng.
Thông tin tạo khách hàng
Trong phần này, bạn thực hiện nhập và thiết lập thông tin cơ bản cho nguồn:
Tên nguồn: Dùng để phân biệt các nguồn khách hàng (ví dụ: Hội thoại Fanpage, Inbox TikTok…).
Loại nguồn: Chọn Hội thoại để xác định dữ liệu đến từ các cuộc trò chuyện.
Việc đặt tên rõ ràng giúp bạn dễ theo dõi và phân tích hiệu quả theo từng kênh.
Chọn kênh áp dụng
Tại mục Chọn kênh áp dụng, bạn có thể xác định phạm vi hội thoại sẽ được dùng để tạo khách hàng:
Theo Kênh (Fanpage cụ thể, Zalo cụ thể…)
Theo Nhóm kênh (Nhóm nhiều kênh social: Fanpage, TikTok, YouTube...)
Theo Nền tảng (Facebook, TikTok, Zalo…)
Chọn Tất cả
Thiết lập này giúp bạn kiểm soát chính xác nguồn dữ liệu đầu vào.
Người phụ trách
Tại mục Người phụ trách, bạn có thể thiết lập người sẽ chịu trách nhiệm xử lý khách hàng được tạo từ nguồn hội thoại. Đây là bước giúp hệ thống tự động phân công khách ngay khi phát sinh, thay vì phải chia thủ công.
Bạn có thể lựa chọn:
Người phụ trách hiện tại Hệ thống sẽ giữ nguyên người đang trực tiếp tham gia hội thoại làm người phụ trách khách hàng. Phù hợp khi sale đang trực tiếp chat và bạn muốn giữ đúng người đang chăm.
Chọn một nhân sự cụ thể (VD: Vũ Khánh, Thái Trần…) Tất cả khách hàng tạo từ nguồn này sẽ được tự động gán cho người đã chọn. Phù hợp khi muốn đổ lead về 1 người hoặc 1 team cố định.
Không chọn ai cả Khách hàng sẽ được tạo nhưng chưa có người phụ trách. Thường dùng khi bạn có quy trình phân chia lead riêng sau đó (automation hoặc chia thủ công).
Nhờ thiết lập này, hệ thống giúp bạn đảm bảo mỗi khách hàng đều có người theo dõi rõ ràng, tránh tình trạng “khách không ai chăm” hoặc chăm trùng giữa nhiều nhân sự.
Điều kiện tạo khách hàng
Điều kiện tạo khách hàng trong nguồn hội thoại không chỉ thiết lập tại đây, mà còn phụ thuộc trực tiếp vào cấu hình trong mục Cài đặt Trường dữ liệu của hệ thống.
Cụ thể:
Nếu trong Cài đặt Trường dữ liệu, trường Số điện thoại (Phone) hoặc Email được thiết lập là bắt buộc, thì hệ thống sẽ tự động kích hoạt điều kiện “Chỉ tạo khi có số điện thoại/email”. -> Điều này đảm bảo chỉ những hội thoại có đủ thông tin cần thiết mới được tạo thành khách hàng.
Nếu trường Phone hoặc Email được thiết lập là độc lập (unique), thì hệ thống sẽ tự động bật kiểm tra trùng lặp theo trường đó. -> Nghĩa là nếu đã tồn tại khách hàng có cùng số điện thoại hoặc email, hệ thống sẽ không tạo mới mà sử dụng dữ liệu đã có.
Nhờ cơ chế này, việc tạo khách hàng luôn tuân theo quy chuẩn dữ liệu chung của hệ thống, giúp đảm bảo dữ liệu đầu vào đầy đủ, không trùng lặp, dễ quản lý mà không cần thiết lập thủ công nhiều lần.
Kiểm tra trùng lặp khách hàng
Tính năng Kiểm tra trùng lặp khách hàng giúp hệ thống tự động đối chiếu dữ liệu trước khi tạo mới, đảm bảo không phát sinh nhiều bản ghi trùng nhau trong CRM.
Hành động khi phát hiện trùng lặp
Khi hệ thống phát hiện khách hàng đã tồn tại, cụ thể:
Tự động liên kết hội thoại với khách hàng đã phát hiện Hội thoại mới sẽ được gắn vào hồ sơ khách hàng cũ. Đây là lựa chọn nên dùng để đảm bảo toàn bộ lịch sử tương tác được gom về một nơi.
Dừng, không làm gì tiếp theo Hệ thống sẽ không tạo khách mới và cũng không xử lý thêm.
Hành động sau khi xử lý trùng lặp
Sau khi thực hiện hành động ở trên, bạn có thể thiết lập các bước tự động tiếp theo để hỗ trợ sale:
Tạo ghi chú: Cho phép hệ thống tự động thêm ghi chú vào khách hàng.
Tạo hành động: Hệ thống có thể tự động tạo một hành động để nhắc sale xử lý tiếp.
Người phụ trách: Bạn có thể thiết lập người sẽ chịu trách nhiệm xử lý khách hàng được tạo từ nguồn hội thoại.
Thời gian đến hạn: Cài đặt thời gian đến hạn của hành động trên.
Tạo cơ hội bán hàng
Tại mục này, bạn bật trạng thái để hệ thống tự động tạo cơ hội khi phát sinh khách hàng mới.
Điều kiện tạo cơ hội:
Luôn tạo cơ hội mới: Mỗi khách hàng sẽ luôn có một cơ hội mới.
Không tạo cơ hội mới nếu khách hàng đã có cơ hội: Hệ thống sẽ kiểm tra và chỉ tạo khi khách chưa có cơ hội nào. Đây là lựa chọn phổ biến để tránh trùng cơ hội và dễ quản lý pipeline
Phễu bán hàng:
Chọn phễu bán hàng mà khách sẽ được đưa vào. Sau đó, chọn giai đoạn bán hàng trong phễu đó để áp dụng.
Người phụ trách: Bạn có thể thiết lập người sẽ chịu trách nhiệm xử lý khách hàng được tạo từ nguồn hội thoại.
Người theo dõi: Bạn có thể thêm các thành viên liên quan để cùng theo dõi cơ hội.
Last updated